Há apenas algumas horas em um dia, então automatizar algumas tarefas irá liberar tempo para outras.
A capacidade de passar tarefas para um programa automatizado pode ajudá-lo a progredir em sua carreira, permitindo que você concentre sua energia criativa em outro lugar.
Aqui estão oito ótimas maneiras de fazer isso.
Hoje em dia, o e-mail é a maneira mais fácil de se conectar com outras pessoas. É rápido, simples e gratuito, o que significa que sua caixa de entrada provavelmente está repleta de mensagens que precisam ser respondidas.
Muito provavelmente, alguns desses e-mails podem ser respondidos com a mesma resposta. Em vez de copiar e colar novamente sua resposta - ou mesmo redigitá-la - automatize suas respostas.
Se você usa o Gmail, você pode configurar respostas automáticas para agilizar o atendimento de e-mails. São fáceis de configurar e podem ser usados para criar formulários, lembretes, cartas ou relatórios de andamento, além de respostas regulares.
Se o seu serviço de e-mail principal forOutlook, você pode configurar modelos de mensagem. Com este programa, você pode alterar ou adicionar novas informações antes de enviar o e-mail, se necessário.
Outra maneira de ajudar a reduzir o tempo gasto respondendo a seus e-mails é configurar sua caixa de entrada para que os e-mails prioritários fiquem no topo.
Se você receber muitas mensagens ao longo do dia, mas apenas algumas delas precisam ser tratadas imediatamente, não perca seu tempo pesquisando sua caixa de entrada, tenha-as prontamente e de fácil acesso. Você pode até criar regras e pastas para e-mails com tópicos específicos ou de determinados remetentes, para saber exatamente onde eles estão.
O marketing deve ser uma prioridade, o que significa que você gasta tempo ao longo do dia postando em sites de mídia social.
Não há dúvida de que você provavelmente está postando mais de uma vez por dia, o que significa que você tem que controlar o tempo e decidir o que colocará em sua página do Twitter ou Facebook. Isso pode consumir muito tempo. Automatizar este processo irá liberar seu tempo para outras tarefas.
Aplicativos comoHootsuitepermitem que você agende postagens para mais de um site.
Em vez de reservar um tempo ao longo do dia para suas postagens nas redes sociais, você pode reservar um tempo uma vez por dia para programar o dia inteiro ou a semana - o que for melhor para você. Em seguida, você pode passar para outras tarefas e deixar os aplicativos de automação de mídia social fazerem seu trabalho.
Além da mídia social, você provavelmente tem outros serviços que usa para comercializar para clientes atuais e potenciais, seja por e-mail ou ligações de acompanhamento. Não importa qual você use, existe uma maneira de automatizar o processo para que você não tenha que gastar horas cuidando dele sozinho.
Entrar em contato com contatos por meio de um discador elétrico, comoPhoneBurneré uma ótima maneira de acelerar as ligações de vendas e fechar mais negócios. Este serviço elimina a necessidade de se repetir continuamente ao deixar mensagens de voz para os clientes. Também oferece a opção de enviar e-mails.
Se enviar e-mails é o seu método preferido de contato de acompanhamento, você pode automatizar isso através do Infusionsoft ou mesmoMailChimp. Depois de configurar um conjunto de regras e expectativas definidas, esses dois aplicativos assumem e enviam e-mails aos clientes com sua mensagem para que você não precise fazer isso.
Você provavelmente está tão ocupado que está agendando reuniões e outros compromissos ao longo do dia - e provavelmente nem sempre quando está em sua mesa.
Isso pode tornar confuso e difícil lembrar quando você estará disponível e quando será sua próxima reunião. Ter um lugar para cuidar de suas necessidades de agendamento, como o aplicativoScheduleOnce, pode liberar algum do seu tempo e manter sua agenda organizada.
Você também pode usar aplicativos para agendar reuniões sem fazer ligações ou enviar e-mails, tarefas que podem consumir muito tempo valioso.
UsandoCalendly, você pode postar os horários em que está disponível e, em seguida, seus contatos podem escolher os horários que funcionam melhor para eles. Você pode enviar o link do calendário por e-mail ou postá-lo no seu site.
Embora seja bom pensar que você sempre será capaz de responder pessoalmente às perguntas de seus clientes, em algum momento seu negócio provavelmente crescerá mais do que isso. Vai se tornar muito demorado para lidar com todas as perguntas, mas é uma necessidade.
A integração de um sistema de tickets colocará as perguntas dos clientes em um local central para que o funcionário apropriado possa respondê-las em ordem.
Sulcoé um programa que pode ajudá-lo nessa transição. Você também pode considerar usarZapier, que pode ser usado com outros sistemas, você já precisa agilizar ainda mais o processo.
Reunir informações de contas e calcular as contas mensais pode levar uma quantidade incrível de tempo. Se você tem clientes ou clientes que são cobrados pelo mesmo valor pelos serviços todos os meses, vale a pena automatizar esse processo.
Usando um programa comoXeropode garantir que e-mails e faturas sejam enviados automaticamente todos os meses.
Se seus clientes desejam poder pagar suas contas com cartão de crédito todos os meses, você também pode automatizar esse processo.
Para pagamentos recorrentes,considere usar o PayPalpara cobrar os cartões dos seus clientes todos os meses. Isso economizará tempo e esforço para cuidar desses pagamentos por conta própria.
Como empresa, você deseja saber exatamente como as coisas estão indo. Do marketing às vendas e aos funcionários, é importante ter os números e relatórios que dão uma ideia de como sua empresa está funcionando bem.
Descubra exatamente quais tipos de relatórios você deseja automatizar e, em seguida, pergunte ao seu departamento de TI ou faça uma pesquisa online para descobrir se há uma maneira de automatizar.Planilhas do Googlepode ser uma ferramenta que pode ajudar.
Isso diminuirá a quantidade de tempo que você gasta a cada mês criando e analisando relatórios para encontrar as respostas que você está procurando sobre sua empresa.
Esteja você configurando uma nova conta ou solicitando produtos, pode ser demorado preencher suas informações toda vez que você estabelece um novo fornecedor. Usando aplicativos comoRoboFormarmazenará essas informações em seu computador para que um clique de um botão preencha um formulário.
Além do RoboForm, existem outros aplicativos e programas que podem ser usadospara preencher automaticamente formulários onlinee armazene senhas para os vários sites que você acessa diariamente. Encontre aquele que funciona melhor para você!
Ter um negócio significa que seus dias são ocupados e repletos de reuniões e projetos importantes.
Existem apenas algumas horas em um dia em que você pode fazer isso, então você não deve perder esse tempo precioso em tarefas que podem ser automatizadas.
Libere parte do seu dia, permitindo que o computador faça o trabalho por você. Qualquer empresa para a qual você trabalhe agora ou no futuro certamente encontrará suas habilidades de automação úteis.
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Habilidades transferíveis
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